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    一、目的
       為了規范原材料的采購、節約采購成本、滿足經營的需求、提高經濟效益,特制定本制度。

    二、采購方式及供貨商的確定

    (一)采購方式確定原則:

    1. 對于用量大、消耗快、周轉頻繁的原材料,可選擇供應商送貨方式;

    2. 對于使用頻率低,不容易集中采購的貨物可由采購人員采購;

    3. 對于一些特殊的原材料可由外地發貨,按計劃定期采購。

    (二)供應商確定原則
    1.初選供貨商:要深入細致的進行市場調查,要從所在城市找出三家以上有代表性的供貨商,進行綜合考察,在考察中要重點了解供貨商的實力,專業化程度,貨物來源,價格、質量及其目前的供貨情況;

    2.使用供貨商:對于同類商品找出兩家同時供貨,重點從質量、價格、服務三方面進行比較使用;

    3.確定供貨商:在使用兩個月的基礎上、由總經理、業主(含賦權代表)、財務人員、要貨部門負責人、采購人員組成審查小組,以民主表決的方式集中投票表決來確定;

    4.簽訂供貨合同:確定供貨商后,由總經理與供貨商簽訂供貨合同,合同的期限不得超過一年;

    5.供貨商的更換與續用:在合作的過程中,如發現供貨商有不履行合同的行為,在合同期滿前,由審查小組集中討論決定是否更換、續用。


    三、市場調查原則

    1.由總經理、業主(含賦權代表)、采購人員、要貨部門負責人每月不少于兩次以上市場調查。調查后需有調查記錄,寫明調查人員、調查時間、調查地點及調查結果,由全體人員簽字后交會計存檔;

    2.調查時間、地點的選擇,每項15天調查一次,以批發市場早市開市期間為調查區間,不能選擇雨、雪以及極端天氣情況的當日或次日調查,調查的市場以供貨商所在的市場為準;

    3.調查的方法和程序:調查組應遵循先蔬菜、鮮貨,后干雜調料、糧油、酒水的原則,單項貨品的調查不應低于三家。調查中要堅持集中調查的原則,調查時應實行看、聞、摸等方法,必要時可進行采樣。對被調查的商品要詳細的了解產地、規格、品質、生產日期、保質期等。在詢價后要進行討價還價,切忌只記錄賣方的一口價;

    4.出實地調查外,當地的報刊、雜志、電視等所刊出的價格,同行報價也是調查的手段和依據;

    5.調查結果由調查小組結合實地調查結果和咨詢結果進行綜合討論通過;

    6.零星物品的調查由總經理、或委托其他人(采購人員除外)實施。


    四、采購的定價原則

    1.對供貨商所供物品的定價:在市場調查的基礎上,每半月制定一次,零星物品的采購價格不定期進行;

    2.定價程序:由總經理同采購人員一起根據市場調查的結果與供貨商討價還價后予以確認,并由總經理、采購人員簽字以書面形式告知庫管、財務執行;

    3.價格管理原則:對于供貨價格實行最高限價制,根據不同的貨品,其最高限價范圍如下:

    干貨、調料、糧油等執行價格不得高于市場批發價格的6%;

    低值易耗品的價格不得高于市場零售價的平均數;

    零星物品的價格不得高于市場零售價的5%;

    魚類、肉類、鮮貨價格不得高于市場批發價格4%;

    蔬菜平均在一元以下者,其執行價格不得高于市場批發價格的15%,價格在一元以上者,其定價不得高于市場批發價的10%;

    4.春節、國慶等節假日期間以及災害性天氣持續時間較長的月份,由于供貨價格波動太大,其定價原則可適當放寬。


    五、申購程序

    零星物品的申購程序

    1.對于經常性項目的采購應由所需部門每周固定時間定期報計劃,經總經理審批后,交由采購人員辦理;

    2.需臨時采購的物品由所需部門填寫申購單,經部門負責人、總經理審批后方可辦理,申購單一式三份,寫明所需物品的品種、數量、規格等;

    3.零星物品的采購不得超過兩天,需要急購的物品由總經理在申購單上寫明,限時購買。

    供貨商送貨的申購程序

    1.需貨部門填寫申購物品清單,由部門負責人簽字、總經理審批后,交于采購人員辦理;

    2.倉庫管理員應隨時檢查庫存,當存貨降到最低存貨量時,庫管應以書面形式通知庫管,不需填寫申購單;

    3.新進酒水、物料由總經理和采購人員簽字以書面形式通知倉庫管理員,不需要填寫申購單;

    4.只有采購人員可以電話或書面形式按申購單上的要求通知供貨商送貨,其他人員非總經理批準不得擅自通知送貨車。

    六、采購數量的確定

    鮮貨、蔬菜、水發貨的采購數量

    1.此類原料實行每日采購,一般要求供貨商送貨;

    2.用上述原材料的部門每日營業結束前,根據存貨、生意情況、儲存條件及送貨時間,提出次日的采購數量;

    庫存物品(干雜、調料、燃料、糧油、煙、酒、低值易耗品等)的采購數量

    1.此類物品的采購數量應綜合考慮經濟批量、采購周期、資金運轉、儲存條件等因素,根據最低備存量和最高備存量而定,最高庫存量不得超過15天的用量,最低不得低于一天的用量。

    2.庫存量的計算方式:

       最低庫存量 = 每日需用量 × 發貨天數

       最高庫存量 = 每日需用量× 15天

    七、貨物的驗收原則

    驗收的質量標準:根據酒店所需物品的質量標準進行驗收;

    驗收的數量標準:根據采購人員收取的當日采購申請上寫明的數量進行驗收,數量差異應控制在申購數量的上下10%左右;

    驗收人員:采購人員、倉庫管理員、領用部門負責人等共同驗收;

    驗收時間:每日上午09:30—10:00 下午16:30—17:30;

    驗收程序

    1.由倉庫管理員填寫“入庫單”或“驗收單”并注明所受物品數量、單價、金額等;

    2.“入庫單”或“驗收單”填寫完后,由采購人員、貨物領用部門負責人、倉庫管理員簽字生效,簽字后的“入庫單”或“驗收單”一式四聯即:第一聯倉庫留存、第二聯交財務部作為記賬憑證、第三聯交供貨商作為結算憑證、第四聯交總經理。 

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